Hos Trinity Hotel og Konference ved vi, at en veltilrettelagt mødestruktur kan gøre hele forskellen for et succesfuldt hybridmøde. Vi har samlet en række gode råd til, hvordan I bedst forbereder og afvikler jeres møde, så alle deltagere får en ensartet og givende oplevelse – uanset om de er til stede fysisk eller online.
Mødeforberedelse til online møder, virtuelle events og hybride møder
Formål: Definér mødeformålet klart og tydeligt. Hvad ønsker I at opnå, og hvordan måler I succesen? Det gør det lettere at vurdere, om målene er nået, når mødet er afsluttet.
Dagsorden: Planlæg dagsordenen med udgangspunkt i mødets formål og succeskriterier. Det er en god idé at sætte tidsrammer for hvert punkt og sende dagsordenen ud på forhånd, så alle deltagere er forberedt.
Deltagere: Vælg nøje, hvem der skal deltage i mødet, baseret på dagsordenen og målene. Begræns antallet af deltagere, hvis muligt, og fordel ansvaret for specifikke punkter, så alle føler sig involveret og engageret.
Tidlig kontakt med teknikteamet: Tag kontakt med vores teknikkere i god tid for at sikre, at alt udstyr er klargjort og testet inden dit online event.
Roller og ansvar inden, under og efter mødet
Fordeling af roller: Afklar på forhånd, hvem der har hvilke roller under mødet, såsom mødeleder, facilitator og referent. Beskriv, hvilke forventninger der er til hver enkelt rolle, og hvad de øvrige deltagere skal bidrage med.
Kommunikation: Send rammerne for mødet til alle deltagere inden mødet. Det kan være en fordel at angive, hvordan man bedst markerer, hvis man ønsker ordet, for eksempel via håndsoprækning eller chat.
Lokale og teknik i mødelokalet
Lokalevalg: Book et separat rum til mødelederen, så vedkommende kan undgå direkte kontakt med de øvrige fysiske deltagere. Dette udjævner forskellen mellem fysiske og virtuelle deltagere. Hvis muligt, fordel de fysiske deltagere i mindre grupper i forskellige lokaler.
Teknisk setup: Sørg for, at det tekniske setup er på plads. Tjek lyd, billede og deling af præsentationer på forhånd. Giv deltagerne klare instruktioner, så alle er trygge ved teknologien – vi har sørget for stabil internetforbindelse.
Præsentation og involvering til hybridmødet
Præsentationer: Vælg de rigtige visuelle elementer som billeder, videoer og grafikker, der kan skabe engagement og understøtte budskabet. Husk at inkludere alle deltagere ved at opretholde øjenkontakt og anvende relevante præsentationsværktøjer.
Praktiske aftaler: Start mødet med at aftale, hvordan deltagere signalerer, at de vil tale. Alle skal have samme mulighed for at bidrage, uanset hvor de deltager fra.
Opfølgning og engagement under mødet
Klare aftaler: Sørg for at notere, hvem der er ansvarlig for opfølgning på de beslutninger og aftaler, der træffes. Send en kort opsummering ud lige efter mødet, så alle er orienterede om, hvad der skal ske fremadrettet.
Tjek-ind og tjek-ud: Begynd mødet med en kort runde, hvor deltagerne kan give status på deres involvering eller forventninger til mødet. Det skaber en mere åben dialog. Indsæt også gerne tjek-ind pauser undervejs, så alle får mulighed for at deltage aktivt i diskussionerne.
Psykologisk tryghed: Mødelederen bør skabe en atmosfære, hvor det er trygt at dele tanker og idéer. Spørg nysgerrigt ind, opfordr til feedback, og vær åben om egne overvejelser for at skabe et inkluderende mødeklima.
Book dit hybridmøde hos Trinity Hotel og Konference
Skal vi hjælpe dig med dine specifikke behov eller uddybe de mange muligheder? Kontakt os i dag, så giver vi en gennemgang af de mange tekniske muligheder, som du kan få stillet til rådighed i forbindelse med videokonferencer, online møder og virtuelle salgspræsentationer.
Hos os skaber vi den ultimative virtuelle oplevelse med vores moderne faciliteter og professionelle AV-teknikere. Vi ser frem til at være din vært og sikre, at dit næste online event bliver en succes!
