Sådan skriver du en effektiv mødeindkaldelse

Mødeindkaldelsen er ofte det første skridt mod et vellykket møde. En klar, professionel og gennemtænkt mødeindkaldelse sikrer ikke kun, at deltagerne ved, hvornår og hvor de skal mødes, men også at de møder velforberedte. Hos Trinity Hotel og Konference har vi hjulpet med at skabe rammerne for utallige møder, og her deler vi vores bedste råd til at gøre din mødeindkaldelse effektiv og målrettet.

Hvorfor er en god mødeindkaldelse vigtig?

En mødeindkaldelse sætter tonen for hele mødet. Den sikrer, at deltagerne forstår formålet, møder op til tiden og er klar til at bidrage.

Dårlige eller uklare mødeindkaldelser kan føre til forvirring, lav deltagelse og uforberedte mødedeltagere – og dermed mindre produktive møder.

Sådan skriver du en professionel og motiverende mødeindkaldelse

En effektiv mødeindkaldelse skal indeholde alle nødvendige oplysninger, så deltagerne er fuldt informeret. Her er de vigtigste elementer:

• Mødets formål: Forklar kort og præcist, hvorfor mødet holdes.
• Tid og sted: Angiv start- og sluttidspunkt samt, om mødet er fysisk eller online. For online møder skal du inkludere et link til platformen.
• Dagsorden: Vedhæft eller inkluder en oversigt over emnerne, så deltagerne kan forberede sig.
• Deltagerliste: Informér om, hvem der deltager, så alle ved, hvem de skal forvente at møde.
• Forberedelseskrav: Angiv, om deltagerne skal medbringe noget eller forberede specifikke punkter.

Hvornår skal du sende mødeindkaldelsen?

Timingen af en mødeindkaldelse er afgørende for, at deltagerne kan planlægge og forberede sig optimalt.

For mindre, interne møder kan det være tilstrækkeligt at sende indkaldelsen et par dage i forvejen, da der ofte er færre krav til forberedelse.

Til større møder, der kræver mere omfattende forberedelse eller involverer eksterne parter, bør mødeindkaldelsen dog sendes mindst en uge før. Dette giver alle deltagere tilstrækkelig tid til at forberede sig og tage højde for mødet i deres øvrige planlægning.

For tilbagevendende møder er det desuden en god idé at fastsætte datoerne langt i forvejen, så de kan reserveres i deltagernes kalendere og undgå sammenfald med andre aftaler.

At tage hensyn til mødeindkaldelsens timing er en enkel, men vigtig del af god mødeplanlægning.

Tjekliste til en effektiv mødeindkaldelse

For at sikre, at din mødeindkaldelse er fyldestgørende, kan du bruge denne tjekliste:

1. Formålet med mødet er klart beskrevet.
2. Tidspunkt og varighed er angivet.
3. Lokation eller link til online mødeplatform er inkluderet.
4. Dagsordenen er vedhæftet eller inkluderet i teksten.
5. Deltagerne ved, hvad der forventes af dem.
6. Der er en deadline for at acceptere eller afvise invitationen.
7. Invitere personer, der har relevans for mødet

Eksempler på gode og dårlige mødeindkaldelser

God mødeindkaldelse:
Emne: Statusmøde for marketingteamet – tirsdag kl. 10.00
Kære team,
Vi inviterer til et statusmøde for marketingafdelingen tirsdag den 10. januar kl. 10.00-11.00 i mødelokale 3.

Formålet med mødet er at evaluere de seneste kampagner og planlægge de kommende initiativer.

Dagsordenen er vedhæftet, og vi beder jer forberede en kort status på jeres områder. Vi ser frem til at se jer.
Venlig hilsen, Navn.

Dårlig mødeindkaldelse:
Møde tirsdag kl. 10
Hej,
Vi mødes tirsdag kl. 10. Vi tager det, som det kommer.
Hilsen Navn.

Den gode mødeindkaldelse er præcis, informativ og giver deltagerne mulighed for at forberede sig, mens den dårlige efterlader spørgsmål og skaber forvirring.

Hvad gør du, hvis deltagerne ikke svarer?

Hvis enkelte deltagere ikke svarer på din mødeindkaldelse, kan du følge op med en venlig påmindelse.

Overvej at ringe til dem, hvis det er tidspresset, eller hvis deres deltagelse er afgørende.

Det kan også hjælpe at tydeliggøre i mødeindkaldelsen, hvorfor deres tilstedeværelse er vigtig.

Skabelon til den gode mødeindkaldelse

Vil du have en skabelonen over alle skabeloner til den gode mødeindkaldelse? Den får du helt gratis her:

Emne: (Kort og præcis titel, fx “Statusmøde for marketingteamet – (dato) kl. (tid)”)

Indledning:
Kære (deltagernes navne eller team),
Jeg inviterer jer hermed til (mødets formål, fx “et statusmøde for at evaluere de seneste resultater og drøfte de kommende initiativer”). Mødet finder sted:

Dato: dd/mm/åååå
Tidspunkt: fx 10.00-11.00
Varighed: fx 1 time
Sted: fx “Mødelokale 3 på Trinity Hotel og Konference” eller “Online via Teams – link nedenfor”

Dagsorden:

1. Punkt 1 – fx “Velkomst og introduktion”
2. Punkt 2 – fx “Gennemgang af kampagneperformance”
3. Punkt 3 – fx “Drøftelse af kommende initiativer”
4. Punkt 4 – fx “Opsummering og næste skridt”

Forberedelse:
Angiv, hvad deltagerne skal forberede, fx “Vi beder jer forberede en kort status på jeres områder, som I kan dele under mødet.”

Deltagere:
Navngiv deltagerne eller grupperne, der forventes at deltage, fx “Marketingteamet, Kommunikationsafdelingen”

Link til online møde:
Indsæt link, hvis mødet er online, fx “Deltag her: (link til platformen)”

Svarfrist:
For at sikre en god planlægning, bedes I venligst bekræfte jeres deltagelse senest dd/mm/åååå.

Kontakt:
Hvis du har spørgsmål eller behov for yderligere information, er du velkommen til at kontakte mig på (din e-mail/telefonnummer).

Afslutning:
Jeg ser frem til at se jer og til en produktiv drøftelse.

Venlig hilsen,
Dit navn
Titel/afdeling
Telefonnummer
E-mail

 

God fornøjelse med din næste mødeindkaldelse, som nu er blevet ekstra nem at lave.